En gang imellem kan jeg godt blive lidt irriteret på min chef. Nogle gange er han så sikker på sig selv, at han glemmer, at erfaring kan give et ekstra løft, hvis man altså har den. Og det har jeg – det har han ikke. Han er cirka 20 år yngre, end jeg er, og har derfor ikke samlet den samme erfaring op undervejs. Men misforstå mig ikke: jeg har det fint med, at min chef er yngre end mig. Det er ikke det, der er problemet.
Jeg har det faktisk helt fint med ham som person. Men han burde høre efter, når jeg giver et godt råd. Som for eksempel sidste måned, da vi skulle arrangere en stor international konference. Han greb det an, som om det var en lille, perifer opgave man lige klarer ved siden af det daglige arbejde. Da jeg forsøgte at forklare ham, at én måned til at planlægge en international konference med omkring 150 deltagere er alt for lidt tid, mente han blot, at det handlede om at finde et konferencelokale og give nogle anvisninger på, hvordan man kommer til og fra stedet.
Konferencelokaler
Jeg har søgt på konferencelokaler København og har allerede fundet 3 steder, som kan bruges, fortalte han stolt. Jeg spurgte ham, hvilke faciliteter de egentlig tilbyder. Han svarede, at de har projektor og mulighed for at optage alle taler og oplæg, samt kaffe og let frokost. De driver også byens mest populære mødelokaler, faktisk: https://mbkkursuslokaler.dk/moedelokale/
Det lyder fint på papiret, men et konferencelokale er kun så godt som de ting, man ikke lige tænker over med det samme: er lyden god nok til 150 mennesker, er der nok strømudtag til alle laptops, er internetforbindelsen stabil nok til, at nogle af deltagerne kan koble sig på hybridt, og ligger stedet tæt nok på hoteller og lufthavn til, at folk rent faktisk kan nå frem? Det er den slags detaljer, der afgør, om konferencen opleves som professionel eller kaotisk.
Jeg kunne se på ham, at han begyndte at tænke sig om, da jeg sendte ham et skævt blik og spurgte om simultantolkning. Hans ansigt krøllede sig sammen. Jo, når man venter 150 gæster fra hele verden, skal der være simultantolkning, og det skal helst dække de fleste af deltagernes sprog. Dansk behøver vi ikke, men engelsk, spansk, mandarin, arabisk, tysk og fransk er et must. Med de sprog kan de fleste komme tæt på et sprog, de kender rigtig godt.
Det, han ikke vidste, er, at tolke til den slags opgaver typisk arbejder i par pr. sprogkombination, fordi de skiftes hvert 20.-30. minut for at holde koncentrationen oppe gennem en hel konferencedag. Og skal tolkningen være god, har tolkene brug for talemanuskripter, præsentationer og det endelige program mindst en til to uger i forvejen. Det er altså ikke bare et spørgsmål om at ringe til et bureau ugen før.
Grejet
Jeg spurgte ham, om han havde overvejet menuen til den middag, vi som vært har tilbudt alle deltagerne, og om der var taget højde for særlige kostbehov blandt 150 gæster fra forskellige verdensdele.
Har han tænkt på, at nogle af deltagerne helt sikkert glemmer deres adaptere, så de ikke kan holde deres laptop opladt under konferencen? Har han tænkt på, at vi skal sende en deltagerliste ud til alle i god tid, så de kan nå at arrangere bilaterale møder undervejs? Og har han tænkt på, at vi derfor også skal stille mindre mødelokaler til rådighed til den slags sidemøder? Efter mit bombardement af spørgsmål kunne jeg se, at han næsten var ved at give op.
Tager tid
De fleste erfarne konferencearrangører vil sige, at man bør regne med et sted mellem et halvt og et helt år til at planlægge en konference af denne størrelse – og gerne 9-12 måneder, hvis det skal gøres ordentligt med indbydelser, talere, program og markedsføring. Én måned er slet ikke nok til at få alle brikkerne på plads.
Der er jo også den daglige kommunikation med deltagere og talere. Programmet skal udsendes i en endelig version – vi kan ikke blive ved med at have punkter, der bare “TBD’er”* rundt om i skemaet. Vi skal finde receptionister, der taler de rigtige sprog, og vi skal have fat i et oversætterbureau, som kan stille et helt hold af tolke til rådighed i alle de dage, konferencen varer. Han kiggede på mig og sagde, at næste gang skal han nok huske at lytte, når jeg siger, at jeg har erfaringen.
*: TBD: To Be Defined.
