Vi har travlt, og det er selvfølgelig godt for virksomheden. Vi har dog brug for flere medarbejdere til at passe de daglige, administrative opgaver. Der skal bookes møder med nye kunder. Der skal også laves mødereferater, så alle ved, hvad vi har diskuteret, og er blevet enige om. Jo mere vi vokser, jo mere tydeligt bliver det, at den slags opgaver ikke bare kan klemmes ind mellem alt det andet.
Problemet er bare, at jeg ikke har tid til at tage ansøgere til jobinterviews. Det forventes jo, at der skal være mindst én samtale, gerne to, før man ansætter nogen. Så vi er havnet i en lidt dårlig cirkel: Vi drøner afsted, vi ved godt, at vi kan udvide virksomheden, men vi har ikke tiden til at få det gjort ordentligt. Og netop fordi vi har travlt, bliver rekrutteringsprocessen ved med at blive skubbet bagerst i kalenderen.
Ligegyldigt, hvor meget vi gerne ville hyre folk til vores ledige stillinger, kunne vi ikke få kabalen til at gå op. Vi skulle nok ikke have slået vores jobopslag op på Novaindex.com, for vi har godt nok fået mange jobsøgende via Nova Job – og hver eneste ansøgning kræver jo også tid til at læse, sortere og svare på.
Hvad med at outsource?
Én af mine ansatte foreslog, at vi henvender os til et professionelt bureau, som tilbyder kontorservice. De kunne fx varetage telefonpasning og udskrivning af mødereferater. Eventuelt også booke nogle af møderne. Det er ikke en dårlig idé, synes jeg, for den slags bureauer er typisk vant til netop den slags opgaver, og de kan ofte skalere op eller ned, alt efter hvor travlt vi har. Det betyder, at vi ikke selv skal stå med ansvaret for at finde en vikar, hver gang nogen er syge eller holder ferie, og at telefonen stadig bliver taget, selv i de mest hektiske perioder.
Spørgsmålet er bare, hvornår jeg skal finde tid til overhovedet at tale med sådan et bureau. Det lyder banalt, men netop fordi vi er pressede på tid, er det svært at få taget den indledende kontakt, som skal til, før man kan komme videre.
Vi hyrer dem!
Min medarbejder sagde, at hun gerne ville tage den opgave på sig. Hun ville bare have at vide, hvad det er, vi vil bede dem om at gøre for os. Nogle af opgaverne kan nemlig ikke bare sendes ud af huset uden videre. Vi har brug for at være meget diskrete med hensyn til kundernes oplysninger, og det bekymrer mig lidt. Jeg vil gerne vide, at jeg kan stole på, at de oplysninger, vi har, bliver behandlet ordentligt.
Efter at have kigget lidt nærmere på det, kan jeg se, at det faktisk er et lovkrav og ikke bare noget, man kan aftale mundtligt. Så snart et eksternt bureau skal behandle personoplysninger på vores vegne – fx navne, telefonnumre eller andre kundedata i forbindelse med telefonpasning eller mødebooking – skal der ligge en skriftlig databehandleraftale, før samarbejdet overhovedet må gå i gang. Aftalen skal beskrive, hvad bureauet må bruge oplysningerne til, hvilke sikkerhedsforanstaltninger de har, og hvad der sker med data, hvis vi en dag stopper samarbejdet. Det er rart at vide, at det ikke kun er min egen mavefornemmelse, der skal holde styr på det.
Jeg beslutter derfor, at vi kan forsøge med et professionelt bureau i nogle måneder med få, afgrænsede opgaver. Fx at booke møder, passe telefonen og min kalender – opgaver hvor mængden af følsomme oplysninger er begrænset. Så kan vi altid udvide opgaverne på et senere tidspunkt, hvis alt går vel, prisen er rimelig, og databehandleraftalen er på plads.
Jeg giver min medarbejder besked om, hvad jeg har besluttet, og hun kan tage møderne med et par bureauer. Jeg beder hende spørge ind til nogle konkrete ting, inden vi vælger: hvordan de prissætter deres ydelser, hvor lang opsigelsesvarsel der er, om de kan fremvise en færdig databehandleraftale, og om vi kan få et par referencer fra andre virksomheder på deres størrelse. Så kan hun fortælle mig, hvad der samlet set vil være den bedste løsning for os – både på pris, fleksibilitet og tryghed for vores kunders data.
